איך מנהלים את חברת הניהול?

כשמשתמשים בשירותיה של חברה מקצועית לתחזוקת הבניין, אולי לא צריך להתעסק בצנרת מתפוצצת –  אבל הקשר עם חברת הניהול דורש התנהלות נבונה. כך עושים את זה נכון

חברת ניהול (אילוסטרציה). צילום: pexelsחברת ניהול (אילוסטרציה). צילום: pexels


לנהל בניין רב קומות הוא לא עניין פשוט. בימינו, כבר אי אפשר להסתפק בוועד בית חזק, המורכב מכמה דיירים מבוגרים ומנוסים שמכירים את הבניין מבפנים ומבחוץ. הדרישות המורכבות הכרוכות בניהול בניינים רבי קומות מצריכות ניהול מקצועי וזריז יותר. 

בדיוק בגלל זה חברות הניהול הפכו לפתרון נפוץ. "בניינים רבי קומות הם בעצם רחוב לגובה", אומר אבי יעקב, המשנה למנכ"ל של דוניץ אלעד. "בניין של 20-17 קומות מאכלס כ-90-80 בתי אב, חלקם בעלי דירות, והאחרים שוכרים. ניהול של האופרציה הזאת הוא עניין מורכב".

כדי לא ליצור מצב שבו בניין חדש נמסר לדייריו ואינו מנוהל כהלכה, הוראת החוק קובעת כי על החברה היזמית לספק לבניין שירותי ניהול לתקופה של שנה לפחות, עם אופציה להארכה. לאחר תום התקופה, על הדיירים לבחור האם להמשיך עם אותה החברה, או לנהל בעצמם את הבניין באמצעות ועד הבית.

אז איך בוחרים חברת ניהול?

ראשית, צריך להכין רשימה בסיסית של סל השירותים שדרוש בבבניין: ניקיון, תחזוקת מעליות ומערכות כיבוי אש, אבטחה, גינון ועוד, ועל בסיס רשימה זו לבקש הצעות מחיר מכמה חברות שונות. "כדאי לא להסתפק בהמלצות על חברות, אלא ממש לנסוע לבניינים שאותם הן מנהלות ולבחון בשטח מה המצב שלהם", מוסיף יעקב, "כדאי גם לנסות לדבר עם דיירים, ולוודא את איכות העבודה באופן אנונימי".

בחרנו חברת ניהול. מה השלב הבא?

אם מדובר בבניין חדש, כדאי להכניס את חברת הניהול לתמונה חודש או חודשיים לפני האכלוס. "זה נועד להקל את תהליך ההתאקלמות, ויאפשר לחברה להבין ולהכיר טוב את כל המערכות בבניין", מסביר יעקב. 

בזמן הזה, חברת הניהול מקבלת תיק בניין מסודר, הכולל הדרכות מסודרות מהחברות שסיפקו את המערכות השונות והציוד. "היזמים משלמים לחברת הניהול עבור התקופה הזאת, ועד לשלושת החודשים הראשונים במקרה של אכלוס בניין חדש", אומר אבי יעקב. "לאחר מכן, הם מקבלים את התשלום מהדיירים לשנה מראש ב-12 שיקים או בהוראת קבע".

לאחר אכלוס הבניין, יש לשאוף לקיים אסיפת דיירים ראשונה מהר ככל האפשר. באסיפה זו ייבחר הוועד הקבוע של הבניין, ויוסכם על פתיחת חשבון בנק על שם הוועד שאליו מופקדים כל הכספים שנגבים מהדיירים. "לעיתים נהוג שגם חברת הניהול היא מורשית חתימה בחשבון הבנק של הוועד", יעקב מוסיף, "לדעתי זה מיותר. אני ממליץ שרק שני חברי ועד יהיו מורשי החתימה בחשבון".

איך מחשבים את הסכום שיש לגבות מן הדיירים?

בבניינים ישנים שאינם מרובי דירות נהוג לגבות סכום אחיד מכל בעלי הדירות. בבניינים חדשים ורבי קומות, לעומת זאת, נהוג לחשב את דמי הוועד על פי שטח הדירה. "שיטה זו מכונה 'שיטת פלדלת', כי מחשבים בה את השטח מהדלת פנימה", מסביר יעקב. את סכום ההוצאות הצפוי מחלקים בשטח כל דירה, וכך כל דייר יודע, עד השקל האחרון, כמה הוא צפוי לשלם.

על חברת הניהול להיות שקופה לחלוטין בהתנהלותה הפיננסית, ולספק דוחות מאומתים על ידי רואי חשבון לפחות פעם בחצי שנה, כדי לקבל אישור מנציגות הוועד על כל הוצאה חריגה ולערוך פעם בשנה פגישת תכנון תקציב מסודרת.

כדי להגן על כספי הדיירים, אבי יעקב ממליץ להחתים את חברת הניהול על ערבות בנקאית. "לא כולם עושים את זה, אבל כבר קרה שחברה נסגרה והשאירה למשל חובות לחברת החשמל או לגופים אחרים לאחר שגבתה כספים מהדיירים. אני ממליץ לקיים עם חברת הניהול פגישות שוטפות אחת לרבעון, כדי להיות עם אצבע על הדופק".

חשוב לדעת כי לרוב חברות הניהול אינן מרוויחות על השנה הראשונה שבה הן מטפלות בבניין בשל ההשקעה הגדולה הנדרשת מהן בהתחלה. לכן, השאיפה שלהן היא לעבוד עם הבניין למשך תקופה ארוכה ככל שניתן, וכדאי, במיוחד בשנה הראשונה, לטייב את הפעילות שלהן מול הבניין.

חברת ניהול (אילוסטרציה). צילום: pexelsחברת ניהול (אילוסטרציה). צילום: pexels

יש משתנים נוספים שיש לקחת בחשבון?

בהחלט כן. לדוגמה, בשנים האחרונות, עם כניסתן של המכוניות החשמליות, נוצר צורך לעמדות טעינה בחניונים של בניינים גדולים. במקרה כזה, החשמל המשמש לטעינה יורד מהחיובים המשותפים של הבניין, ויש ליצור מערכת שמונה את השימוש בו.

בנוסף, חלק מחברות הניהול מספקות לדיירים שירותים נוספים בתשלום. "זה קורה בעיקר בבנייני יוקרה", יעקב מסביר, "שם חברת הניהול לעיתים מספקת שירותי חנייה, השקיית עציצים כשהדיירים בחופשה, הוצאת כלבים לטיול ועוד".

איך מתקשרים עם חברת הניהול ביומיום?

ההתנהלות השוטפת מול חברת הניהול נעשית לרוב ישירות מול החברה באמצעים כמו קבוצת וואטסאפ, תיבת תלונות או לוחות מודעות דיגיטליים בלובי הבניין. הדיירים יכולים לפנות למנהל האחזקה של הבניין, האמון על פריסת עובדי הניקיון והתחזוקה, ולהודיע לו על ליקויים שדורשים מענה. 

לסיכום, מדגיש אבי יעקב, גם לדיירים יש חלק בשמירה על קשר תקין ואפקטיבי עם חברת הניהול. "כדאי שבוועד הנבחר יהיו חברים גם אנשי מקצוע כמו רואי חשבון או אנשים טכניים, כי זה יכול לעזור בעבודת הוועד מול החברה. בנוסף, צריך לזכור שרבי הקומות מאכלסים מספר גדול של דיירים ותקלות קורות. מספיק שילד מלכלך את הלובי, או שקפה נשפך למישהו במעלית, זה לא אומר מיד שהבניין מלוכלך או שאינו מטופל כהלכה. חשוב שחברי הוועד יהיו אנשים עם ניסיון ואורך רוח, עם יכולת לפשר ולהכיל את כל צרכי הדיירים. כדאי תמיד להתאזר בסבלנות ולבוא ברוח טובה, כך כל הנוגעים בדבר יהנו מבניין מטופח ומטופל".