9 צעדים חיוניים לניהול ותכנון תקציב ועד הבית בבניין

לפני הכל בשביל להיות חבר ועד עליכם להיבחר. שימו לב: החוק מגדיר באופן ברור מאוד את כללי הבחירה לוועד: הוא נבחר על ידי אסיפה כללית, צריכים להיות בו עד 5 חברים, חייב להיות תקנון ועוד ועוד. הקפידו על החוק, גדולה כקטנה.

זה יכול לחסוך המון כסף וכאב ראש אם יהיה בוועד למשל אדם שמבין במערכות חשמל ו/או אינסטלציה, כדי שיידע להתנהל מול הקבלן, לההבין באחריות, שנות בדק וכו'. לפי אותו עיקרון, רצוי שיהיה בוועד גם אדם שמבין בפיננסים, מנהל חשבונות או רו"ח במקצועו. "אדם כזה ידע לבצע תכנוני מס חכמים", אומר אבי יעקב. "למשל, לשלם ישירות מסים ולא דרך חברת הניהול וכך לחסוך את המע"מ. אלו דברים שרק מי שמבין יכול לעשות".

המעליות, מערכות כיבוי האש, מערכת החשמל, חברת הניקיון, פיר האשפה (אם יש), ביטוח מבנה, גנרטור וגינון. אלו ההוצאות הגדולות של הבניין. עלות אחזקת מעלית אחת, למשל, נעה סביב 2,000 שקלים בחודש. שירותי ניקיון לבניין רב-קומות עולים כעשרת אלפים שקלים בחודש. ביטוח מבנה עשוי להגיע לכ-10,000 שקלים בשנה. בהחלט לא מעט כסף.

לאחר תמחור צרכי הבניין, עליכם לבצע תכנון שנתי מסודר. על החישוב לכלול הן את כל ההוצאות החודשיות הצפויות (כמו למשל חשבון החשמל); ואת את ההוצאות השנתיות (ביקורת מעליות, תחזוקת גנרטור). לתקציב הוסיפו בין 15% ל-20% עבור הוצאות בלתי צפויות.

מקובל לקחת את הסכום הכולל של ההוצאות הצפויות ולחלק אותו בשטח הכולל של הדירות – וכך לקבל תשלום למ״ר. בצורה זו, ניתן לחשב איך לחלק בצורה הוגנת את התשלום בין בעלי הדירות – לפי גודל דירתם ו/או מספר החדרים בדירה. יש אפשרות גם לקבוע שכל הדירות משלמות אותו דבר – אבל אז צריך לקבל הסכמה של 100% מהדיירים, וסביר מאוד להניח שבעלי דירות קטנות יותר לא יסכימו לשלם כמו בעלי הדירות הגדולות.

ברבי קומות שיש בהם שונות גדולה בשטחי הדירות מקובל לחייב לפי מ״ר או מספר חדרים.

אחרי שחישבתם את כל החישובים, הקימו מסמך אקסל והזינו אותו בכל הנתונים. פתחו טאב שנתי, ולצדו טאבים נפרדים עבור כל אחד מהחודשים. בכל חודש פתחו טבלה אחת להוצאות הקבועות (חשמל, ביטוח מבנה, שירות מעליות, קווי טלפון ואינטרנט וחברת ניהול); וטבלה נוספת להוצאות אקסטרה (תיקוני חשמל, פתיחת סתימת אינסטלציה, וגם הוצאות כגון דגלים ליום העצמאות או מתנה לטכנאי המעליות). האקסל הזה אמור לשמש אתכם במהלך השנה כולה, ולאפשר שקיפות מרבית מול הדיירים – שרשאים לעיין בו.

בתחילת דרכו של כל בניין אתם נהנים מאחריות של הקבלן, ואולם ככל שהבניין מזדקן כך צריך לקחת בחשבון יותר הוצאות שוטפות על בלאי. "שמרו בחשבון הבנק של הוועד סכום גבייה אקסטרה בגובה חודש אחד, לצרכים הללו או להוצאות בלתי צפויות", אומר אבי יעקב.

גלו ערנות מתמדת לדרכים שבהן תוכלו להפחית הוצאות שוטפות. אם אתם משתמשים בשירותיה של חברת ניהול, נהלו מו״מ על המחיר הראשוני שניתן לכם. שימו לב גם לשינויים אצל הספקים. עכשיו, למשל, שוק החשמל משתנה וניתן לחסוך בהוצאות החשמל של הבניין רק באמצעות מעבר לספק שונה. אל תשכחו שמדובר בכסף שלכם ושל השכנים שלכם, וכל שקל נחשב. איתור דרכים להוזיל הוצאות יהפוך את החיים של כולכם לקלים יותר, ועשוי למנוע העלות מחיר עתידיות בדמי הוועד – לשמחת כולם.

אם אין לכם מומחה ביטוח בוועד, לא כדאי לנסות להתעסק בזה לבד. "לא דומה בניין אחד לבניין אחר", מסביר אבי יעקב. "תארו לעצמכם שפתאום מישהו נפל, פתאום קרתה איזה תאונה. ברגעים כאלה אתם תרצו יועץ ביטוח שילווה אתכם בתהליך ויעזור להפחית תשלומים ולהוריד כאבי ראש. לסוכן כזה יש עלות, אבל מנסיוני העלות הזו תמיד מכסה את ההוצאות המיותרות שיהיו לכם ללא יועץ כזה".